Quy trình Đánh giá - Chứng nhận Halal:

a.      BƯỚC 1. NỘP ĐƠN ĐĂNG KÝ CHỨNG NHẬN: 

Khách hàng cần điền đầy đủ thông tin vào biểu mẫu QF03,01 và QF03.01B và chọn chương trình chứng nhận Halal  phù hợp với thị trường xuất khẩu:

Nộp phiếu đăng kí chứng nhận . Phiếu đăng ký Chứng nhận gồm có: 
 -  Mẫu QF03.01. Application Form  
 - Mẫu QF03.01B. List of ingredients – ddtives - chemicals. 
 
 Lưu ý: Tổ chức đăng kí chứng nhận Halal cần tìm hiểu rõ thị trường xuất khẩu của sản phẩm  để tiến hành lựa chọn chương trình chứng nhận theo 3 chương trình chứng nhận: 
- JAKIM Malaysia 
- MUI Indonesia 
- GCC   ( GCC bao gồm: UAE, Kuwwait, Oman, Quatar, Saudi Arabia, Bahrain, Yemen)

b.      Bước 2. Báo giá và ký kết hợp đồng dựa theo thông tin khách hàng cung cấp.

HCA tiến hành xem xét đăng kí chứng nhận và thông báo tới tổ chức về chi phí chứng nhận. 
Hợp đồng chứng nhận được kí kết sau khi hai bên thống nhất các thỏa thuận chứng nhận.

c.      Bước 3. Đánh giá: diễn ra 2 giai đoạn

 Đánh giá giai đoạn 1:

Đánh giá hồ sơ (tại nhà máy hoặc qua mail) Doanh nghiệp cung cấp các hồ sơ theo yêu cầu để  đánh giá  sơ bộ:

Thủ tục hồ sơ giai đoạn 1 bao gồm:

- Hồ sơ giới thiệu công ty ( bao gồm cả sơ đồ tổ chức).

- Đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập.

- Các giấy phép hoạt động (nếu có).

- Quy trình/Sơ đồ sản xuất các sản phẩm chứng nhận.

- Các kết quả thí nghiệm của sản phẩm chứng nhận.

- Các chứng chỉ khác như ISO, HACCP, GMP, GAP (nếu có).. 

- Các hồ sơ chứng minh thành phần nguyên liệu, phụ gia không chứa bất kỳ thành phần nào là Haram.

-...

 HCA sẽ đánh giá các hồ sơ và thông báo đến Tổ chức để bổ sung thông tin còn thiếu (nếu cần). Tổng thời gian cho việc đánh giá giai đoạn 1 là không quá 90 ngày kể từ sẵn sàng cho việc đánh giá giai đoạn 1 (đủ các điều kiện: hợp đồng đã được ký kết, đã gửi hồ sơ giai đoạn 1, đã tạm ứng 30% giá trị hợp đồng). Nếu quá thời hạn này, hồ sơ được xem là không hợp lệ 

Đánh giá Giai đoạn 2: Đánh giá Hiện trường cơ sở sản xuất.

  Chương trình đánh giá theo yêu cầu của tiêu chuẩn Halal chuẩn quốc tế.  Mục đích đánh giá giai đoạn là kiểm tra tính phù hợp của sản phẩm được chứng nhận với các quy định về Halal để cấp chứng chỉ. 

d.      Bước 4.  Thẩm tra hồ sơ và cấp chứng nhận.

 Kết thúc quá trình đánh giá, Đoàn chuyên gia đánh giá lập báo cáo đánh giá gửi cho Tổ chức được đánh giá, gửi HCA để xem xét và ra quyết định chứng nhận. 

 Trong trường hợp có những điểm không phù hợp, Tổ chức được đánh giá phải tiến hành biện pháp khắc phục, gửi báo cáo hành động khắc phục và bằng chứng kèm theo đến HCA trong khoảng thời gian đã định là 30 ngày kể từ ngày đánh giá hiện trường. 

 HCA có trách nhiệm xem xét hiệu quả của hành động khắc phục. 

HCA tiến hành trình báo cáo đánh giá và các bằng chứng kèm theo cho Hội đồng chứng nhận đánh giá và thẩm xét hồ sơ để đảm bảo rằng các hoạt động đánh giá đã diễn ra theo đúng yêu cầu, đúng thủ tục và các điểm không phù hợp đều đã được Tổ chức khắc phục một cách kịp thời, thích hợp trước khi cấp chứng nhận

e. Bước 5: Cấp chứng nhận (nếu đạt yêu cầu)

Sự phù hợp trong đánh giá Halal :  Văn Phòng Chứng nhận Halal  - HCA sẽ đánh giá sự phù hợp việc tuân thủ Halal thông qua giám sát định kỳ hoặc bất ngờ khi có bằng chứng cho thấy Công ty không tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn Halal. Khi phát hiện trong khoảng thời gian sau khi cấp giấy chứng nhận Halal , bất kỳ thay đổi được thực hiện bởi các nhà sản xuất mà không được chấp thuận trước của Văn Phòng Chứng nhận Halal  - HCA sẽ dẫn đến việc đình chỉ hiệu lực chứng chỉ hoặc thu hồi.

Những thay đổi này có thể là những điểm không phù hợp nặng hoặc nhẹ:

• MINOR (Không phù hợpnhẹ) : Liên quan đến an toàn vệ sinh, hồ sơ chưa đầy đủ, việc kiểm soát chưa đáp ứng đầu đủ yêu cầu (ví dụ như việc sử dụng hoá chất bị cấm, vệ sinh cá nhân, kiểm soát cô trùng); • MAJOR (không phù hợp nặng): Liên quan đến việc thay đổi thành phần nguyên liệu, sử dụng nguyên liệu thịt không có chứng chỉ halal, thay đổi nhà cung cấp, máy móc và di dời của nhà máy;.. 

Những lỗi không phù hợp (đặc biệt là không phù hợp nặng) được đề cập ở trên sẽ dẫn đến việc đình chỉ hiệu lực chứng chỉ và Công ty phải tiến hành thực hiện các hành động khắc phục phòng ngừa.  
• Vấn đề nghiêm trọng:  Liên quan đến việc sử dụng các thành phần Haram (bị cấm) trong sản xuất (ví dụ như không giết động vật theo nghi thức đạo hồi, sử dụng thịt lợn/heo hoặc dẫn xuất của nó, vv). Vi phạm các lỗi này sẽ bị thu hồi chứng chỉ đã được cấp.

Vui lòng liên hệ trực tiếp với Văn Phòng Chứng nhận Halal HCA  để nhận được các yêu cầu về đánh giá Chứng nhận Halal.